Vedtægter

Haveforeningens navn – adresse – formål

 

§1

Haveforeningens navn er: ”LÆRKEHØJEN

Havekoloniens postadresse er:

 

Lærkehøjen

Skovvej 3

3600 Frederikssund

 

§2

Foreningen har til formål, gennem sin bestyrelse, at forvalte havekoloniens areal og faciliteter i overensstemmelse med: Den indgåede overenskomst (lejekontrakt) med Frederikssund kommune. De på foreningens generalforsamling fastsatte vedtægter og ordensregler.

Bestyrelsen skal bl.a. sikre overholdelsen af haveforeningens lejeforpligtigelser idet: Havekoloniens totale årlige leje er pristalsreguleret og fastsættes af Frederikssunds byråd for hvert år pr. 1. januar og forfalder samlet til en ligeledes fastsat termin.

Bestyrelsen fordeler og opkræver lejen blandt havelodderne, og sørger for betaling af den samlede leje til Frederikssund kommune.

Medlemskab

§3
Alle der lejer en have skal være medlem af foreningen. Udover selve havelejen indebærer medlemskabet følgende udgifter:

Et engangsbeløb på kr. 250,00 betales af ny lejer samt ansøger der ønsker at optages på ventelisten. For at forblive på ventelisten opkræves et årligt gebyr på kr. 100,00.

Et årligt kontingent til dækning af driftsomkostninger (fællesfaciliteter: inkl. vand, elektricitet, fællesarealer, fælleshuset osv.)

§4

Kontingentet er ens for alle haver, idet de totale driftsomkostninger evalueres af bestyrelsen og opkræves med et beløb der er ligeligt fordelt over samtlige haver.

§4a

Ud over kontingent betaler hvert havelod et beløb pr. kvadratmeter, kaldet haveleje. Beløbets størrelse vedtages på generalforsamlingen.

§5

Medlemmer hæfter for foreningens indgåede gældsforpligtelser med hver enkelt medlems indskud til foreningen.

Udlejning

§6

Haverne må kun udlejes til beboerne i Frederikssund kommune. Lejerne skal kunne dokumentere at være bosat i kommunen og have en beboelse der enten ikke har en have, eller kun en meget lille have.

Lejeren må ikke have en anden kolonihave/ nyttehave til rådighed i kommunen.

§7

Havelodderne administreres og udlejes af foreningens bestyrelse.
Et bestyrelsesmedlem udpeges (jvf. § 36) som ansvarlig for al udlejning. Denne udlejningsansvarlige er forpligtiget til at ajourføre en gyldig venteliste.

Al henvendelse om ventelisten og udlejning skal stiles til den udlejningsansvarlige. Ved evt. tvister, skal listen kunne fremvises og konsulteres.

Udlejningen skal foregå i forhold til ventelistens rækkefølge – MEN – eksisterende havelejere har fortrinsret jvf. § 17

§7a

En havelejer der er opsagt af haveforeningen slettes automatisk af medlemslisten. Det opsagte medlem samt dennes husstand kan ikke optages på venteliste for en periode af 2 år.

§7b

Bestyrelsen har retten til at afvise optagelse af personer på ventelisten der på forhånd skønnes, at vedkommende i ord eller gerning vil blive en alvorlig belastning for foreningens ro og orden.

§8

Hver lejekontrakt skal vedlægges et sæt vedtægter og ordensregler samt, såfremt der er indlagt el, tillige et El-regulativ. Ovennævnte klausul er gentaget på selve lejekontrakten. Ved underskrivelsen af kontrakten erklærer den nye lejer, at han/hun:

Har modtaget alle 3 dokumenter, vil overholde bestemmelserne i lejekontrakten, vedtægterne og ordensreglerne samt eventuelt El-regulativ.

Lejemålets almene betingelser

§9

Lejeren er forpligtet til at overholde alle bestemmelser, som generalforsamlingen, de offentlige myndigheder eller bestyrelsen lægger på området – dvs. som er indeholdt i lejekontrakten, vedtægter, ordensregler eller bestyrelsesbeslutninger.            

I første instans er det kolonihaveforeningen alene der varetager overholdelse af disse bestemmelser, hvorfor alle tvivlsspørgsmål skal rettes til foreningens bestyrelse.

§10

Lejemålet gælder for et år ad gangen: fra 1. januar til 31. december, men er løbende og kan kun opsiges af foreningen i tilfælde af misligholdelse (jf. §23). Vedrørende opsigelse af lejemålet fra lejerens side, se §14-22.

§11

Haverne må ikke fremlejes eller udnyttes erhvervsmæssigt.

§12

Brugen af en havelod må ikke, uden bestyrelsens dispensation/samtykke, overlades til andre (jvf. § 17)

Betaling af haveleje + kontingent

§13

Havelejen + kontingent betales forud. Beløbet opkræves ved indbetalingskort der fremsendes i uge 1 i betalingsåret, med sidste rettidige indbetaling den 1. februar i betalingsåret.

Såfremt havelejen + kontingent ikke betales rettidig, betragtes lejemålet som ophørt med omgående virkning! Med mindre der er indgået en skriftlig aftale med kassereren om udskydelse af betalingen, jf. dog §23a vedr. rykkerskrivelse.

§13a

For de havelejere der har indlagt el udsendes opkrævning for forbrug + acontobeløb jvf el-regulativ til betaling 1.april.

Lejemålets opsigelse (fra lejerens side) ophør, salg, overdragelse, overtagelse, overladelse.

§14

I tilfælde af ophør skal lejemålet skriftligt opsiges med 3 måneders varsel til ophør pr. den 31. december. Opsigelsen skal stiles til bestyrelsens udlejningsansvarlige.

§15

I tilfælde af permanent flytning fra kommunen ophører lejemålet senest den førstkommende januar efter fraflytningen - MEN – hvis særlige omstændigheder taler for det (f.eks. i tilfælde af ekstreme vejrforhold – hård frost, og lign.) kan bestyrelsens udlejningsansvarlige give dispensation herom – dog kun hvis en evt. ny lejer er indforstået heri.

I sådant tilfælde vil ophørsdatoen f.eks. kunne udsættes indtil frosten går af jorden.

Ved midlertidig flytning fra kommunen kan dispensation søges hos bestyrelsen.

§16

I alle andre tilfælde af ophør er skæringsdatoen også den 1. januar, MEN – hvis udlejnings-/overtagelsesregler ellers overholdes (i enighed) kan overdragelse ske "i utide", idet parterne er fritstillet til at aftale en anden dato i samråd med bestyrelsens udlejningsansvarlige.
Foreningen skal dog holdes skadesløs.

§17

Ved ophør og/eller salg skal ophøret samt pris offentliggøres på opslagstavlerne ved Fælleshuset og P-pladsen.

Såfremt prisen ændres undervejs med mere end 10%, skal der laves et nyt opslag med den nye pris, hvorefter proceduren går helt om. Dette skal gøres i forsøg på at underrette eksisterende havelejere om haveloddens salg/ledighed inden ventelistens medlemmer spørges. Eksisterende havelejere har fortrinsret.

I havesæsonen skal opslaget stå på begge opslagstavler i 14 dage. Uden for sæsonen skal det stå på P-plads tavlen i 4 uger.

Et havelod må ikke sælges/overdrages før ovennævnte formaliteter er gennemført samt under medvirken af den til enhver tid værende udlejningsansvarlige. Alt salg og udlejning skal godkendes af formanden og den udlejningsansvarlige før det er gyldigt.

Ved ophør/salg/overdragelse er prioritetsrækkefølgen derfor følgende:
1) eksisterende havelejere underrettes
2) ventelistens medlemmer spørges

§18

Ved lejemålets ophør er lejeren berettiget til at medtage de bebyggelse(r) /planter/(have)- inventar m.v., der er sat i haven – MEN – såfremt der ikke er indgået fyldestgørende aftale med den udlejningsansvarlige og/eller en ny lejer, kan ejendomsretten ikke opretholdes efter ophørsdatoen.

§19

Overdragelse af bygning(er)/planter/(have)- inventar osv., vil normalt ske mellem den gamle lejer og den nye lejer indbyrdes. Om ønsket kan parterne søge assistance (inkl. vurdering, osv.) fra foreningens synsmænd, der udpeges af bestyrelsen. Opnås der ikke enighed er den gamle lejer forpligtet til at fjerne de pågældende bygning(er)/planter/(have)inventar m.v.

Alle evt. overdragelsesomkostninger er foreningen uvedkommende og skal udredes af parterne selv.

§20

Havelodden skal forlades/overdrages i ryddeliggjort stand. I modsat tilfælde er bestyrelsen berettiget til at foretage rydning osv. på den afgående lejers regning.

§21

Når ophør eller overdragelse sker, er den afgående lejer forpligtiget til at svare foreningen leje, kontingent og andre ydelser indtil opsigelsens fraflytningstidspunkt.

§22

I tilfælde af separation eller, at et medlem afgår ved døden, kan ægtefællen eller samleveren overtage haven. Ved samlever forstås en person der har haft samme bopæl. I tilfælde af død kan andre arvinger fortsætte lejemålet det pågældende år. Herudover vil foreningen forsøge at tage hensyn til evt. særlige overtagelsesønsker der måtte opstå i forbindelse med et medlems død – også når dette indebærer, at gældende regler må fraviges.

Ophævelse af et lejemål/medlemskab

§23

Ophævelse af et lejemål/medlemskab (= opsigelse af lejemålet fra foreningens side) kan komme på tale ved manglende betaling (jvf.. §13), og/eller ved overtrædelse af gældende bestemmelser anført i henholdsvis lejekontrakt, vedtægter og ordensregler.

Særlig opmærksomhed henledes på byrådets beslutning af 25/6/1996, der gør det forbudt at anvende pesticider (gift) og kunstgødning af nogen art. Se desuden §49 nedenfor, samt §4 i ordensreglerne.

Såfremt lejer ved ophævelse af lejemålet har skyldige omkostninger til foreningen, eller det er nødvendigt for foreningen at genetablere forholdene til normal tilstand for lejemålet. Så er det altid gældende, at salg og køb først kan gennemføres og hus overdrages til ny lejer, efter skriftlig godkendelse af den udlejningsansvarlige.

§23a

Udsendelse af rykkerskrivelse ved manglende betaling af kontingent og haveleje fremsendes 1 uge efter sidste rettidige betalingsfrist med 4 bankdages betalingsfrist inkl. rykkergebyr.

§23b

Ved overtrædelse af dansk lovgivning på kolonihaveforeningens matrikel, hvor gerningen i henhold til straffeloven giver straf ved fængsling, kan det medføre øjeblikkelig opsigelse af lejemålet.

§24

Opsigelsen skal meddeles den pågældende i anbefalet skrivelse, der indeholder dato for ophør, samt henviser til de vedtægtsafsnit der vedrører opsigelsen og tilhørende regler/rettigheder.

Under ingen omstændigheder må en lejemålsophævelse belaste foreningen økonomisk.

§25

Der refunderes ikke resterende leje, hvis lejemålet opsiges midt på året.

§26

Havelodden skal forlades i ryddeliggjort stand. I modsat tilfælde er bestyrelsen berettiget til at foretage rydning osv. på den afgående lejers regning.

§27

Med mindre andet aftales med bestyrelsen skal havelodden fraflyttes senest på dato for lejemålets ophævelse. Hvis ikke dette sker – og hvis ikke andet er aftalt – tilfalder bebyggelse(r)/planter/(have)inventar m.v. foreningen.

§28

Når ophævelse af et lejemål sker, er den afgående lejer forpligtiget til at svare foreningen leje, kontingent og andre ydelser indtil opsigelsens fraflytningstidspunkt.

§29

Bestyrelsen er berettiget til at begære udsættelse ved fogedrettens hjælp, såfremt dette anses for nødvendigt.

Generalforsamling

§30

Haveforeningens øverste myndighed er generalforsamlingen.

Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år, efter regnskabsårets afslutning, og ved sæsonens påbegyndelse – dvs. normalt sidst i marts.

Generalforsamlingen indkaldes skriftligt med 2 ugers varsel. Indkaldelsen skal indeholde regnskab – forslag til budget – og en dagsorden som mindst omfatter følgende 6 punkter:

1. Bestyrelsens/formandens beretning over det forløbne år.
2. Årsregnskabet med eventuel revisionsberetning.
3. Driftsbudgettet for det kommende år.
4. Valg af bestyrelse, suppleanter, revisor og revisor suppleant.
5. Indkomne forslag.
6. Eventuelt.


Generalforsamlingen vælger selv sin dirigent og referent.
Forslag der ønskes behandlet skal være formanden i hænde mindst én uge før afholdelsen af generalforsamlingen.
Der kan ikke træffes beslutninger under eventuelt.

§31

Ethvert aktivt medlem og dennes ægtefælle/samlever har adgang til generalforsamlingen. Ved aktivt medlem forstås et medlem hvis haveleje og kontingent er betalt for det pågældende år.

§32

Referatet fra generalforsamlingen skal være klar til godkendelse senest 8 dage efter generalforsamlingens afholdelse. Referatet opsættes i fælleshuset. Er der ingen skriftlige indvendinger mod referatet senest 16 dage efter opsætning, betragtes referatet som godkendt.

Beslutninger – valg/afstemninger – taleret – fuldmagt

§33

Beslutninger på generalforsamlingen træffes af de fremmødte stemmeberettigede ved simpelt flertal.

Hver havelod har et aktivt medlem (jf. §31) og en stemme. Haveloddens parter bestemmer selv hvem af dem der skal være det aktive medlem på generalforsamlingen. Det er underordnet hvilke af parternes navn der står på kontrakten eller hvem af parterne der har underskrevet kontrakten.

§34

Ægtefælle/samlever har taleret.

§35

I tilfælde af fravær kan et medlem give skriftlig fuldmagt til ethvert andet aktivt medlem. Fuldmagten gælder både for taleret og afstemninger – men skal først godkendes og oplæses af dirigenten. Hvert aktive medlem kan kun modtage én fuldmagt.

§35a

Det er muligt af afholde urafstemning, men kan kun gennemføres under opsyn af revisions-ansvarlig og stemmetællere valgt på generalforsamlingen.

Bestyrelsen – revisor – suppleanter

§36

Til at varetage foreningens daglige drift og til udførelse af vedtagne beslutninger, vælger generalforsamlingen en bestyrelse. Personer der stiller op til formands- og kassererposten, er først valgbar når vedkommende har været havelejer i minimum 2 år.

•  Bestyrelsen består af 5 medlemmer, der er valgt for en periode af 2 år.
•  Formand og et bestyrelsesmedlem er på valg i lige år.
•  De 3 andre bestyrelsesmedlemmer er på valg i ulige år.
•  Formanden og kasserer vælges direkte på generalforsamlingen.
•  Bestyrelsen konstituerer sig selv med sekretær, udlejningsansvarlig og opsynsansvarlig.

Desuden vælges:
•  2 bestyrelsessuppleanter gældende for 1 år af gangen
•  En revisor for 2 år ad gangen.
•  En revisorsuppleant for 1 år ad gangen.

Såfremt en suppleant indtræder, sidder medlemmet kun valgperioden ud.

§37

I alle tilfælde kan genvalg finde sted.

Ekstraordinær generalforsamling.

§38

En ekstraordinær generalforsamling kan afholdes når et flertal af bestyrelsen, eller mindst ½ af foreningens medlemmer, stiller krav herom med angivelse af en dagsorden.

Ekstraordinær generalforsamling indkaldes med 2 ugers varsel og indkaldelsen skal indeholde dagsordenen.

Der vælges dirigent og referent.

§39

Hvis der i forbindelse med årsagen til den ekstraordinære generalforsamling, eller under selve dagsordenen, forekommer situationer som ikke er omfattet af vedtægterne eller andet lovligt dokument, bestemmer de fremmødte hvordan situationen skal behandles og afgøres – men:

§40

Ved en ekstraordinær generalforsamling kan der ikke træffes beslutninger, hvis ikke 4/5 af de medlemmer, der har begæret forsamlingen, er fremmødt.

§41

Referatet skal opsættes i fælleshuset (eller udenfor sæsonen, på tavlen ved p-pladsen) senest 8 dage efter den ekstraordinære generalforsamlings afholdelse. Er der ingen skriftlige indvendinger mod referatet senest 16 dage efter opsætning, betragtes referatet som godkendt.

Bestyrelsesmøder

§42

Bestyrelsesmøderne indkaldes af formanden, så ofte anledning skønnes at foreligge, eller når blot et medlem af bestyrelsen måtte begære det.

§43

Suppleanter har en permanent invitation til at deltage i bestyrelsesmøder, dette for at sikre bedst mulig kontinuitet i bestyrelsesarbejdet. Suppleanter må gerne deltage i dagsorden drøftelser og forhandlinger – men har ikke stemmeret i forbindelse med bestyrelsesbeslutninger.

§44

Bestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst 3 af dens 5 medlemmer er til stede.

§45

Der skal føres en protokol (en samling kortfattede referater) over bestyrelsesmøderne. Referaterne skrives af sekretæren. Som første punkt på ethvert bestyrelsesmøde gennemgås det forrige referat. Eventuelle misforståelser/misfortolkninger noteres af sekretæren og referatet godkendes.

Formand – kasserer – regnskab – revisor – revision

§46

I forhold udadtil tegnes foreningen af formand og kasserer i fællesskab.

Optagelse af lån, eller anden gældsforpligtigelse, kan kun ske med generalforsamlingens godkendelse.

§47

Foreningens pengemæssige sager føres af kassereren, der alene råder over foreningens bankbøger/konti.

Foreningens regnskabsår er fra 1. januar til 31. december. Regnskabet skal udarbejdes i overensstemmelse med god regnskabsskik.

Faste regninger m.v. betales løbende på kassererens eget initiativ. Brug af ekstraordinære beløb større end kr. 500,00 kræver bestyrelsens/formandens samtykke. Brugen af andre væsentlige ekstraordinære beløb orienteres om, på det førstkommende bestyrelsesmøde.

Årsregnskabets indhold skal være i overensstemmelse med den foretagne bogføring og de tilstedeværende bilag.

§48

Det påhviler den valgte revisor at revidere foreningens årsregnskab samt at påføre regnskabet de evt. bemærkninger, revisionsarbejdet giver anledning til.

Dette indebærer, at revisoren skal give attest for, at beholdningens tilstedeværelse er konstateret og fundet i orden i forhold til det aflagte regnskab.

Efter revisorpåtegningen, godkendes regnskabet af bestyrelsen – før offentliggørelser (blandt medlemmerne) og gennemgang på generalforsamlingen.

Havekonsulent

§49

Slettet på generalforsamlingen 2011.

Kolonihaveforeningens ophør/opløsning.

§50

Beslutning om foreningens ophør/opløsning kan kun træffes på en lovlig indkaldt ordinær/ekstraordinær generalforsamling.

Hvis en sådan gyldig beslutning træffes og denne alene skyldes, at foreningens virke overføres til en anden haveforening, eller til et andet haveområde, vil foreningens aktiver og passiver blive overført til den nye forening, eller til det nye haveområde.

§51

Hvis foreningens opløsning skyldes, at foreningen helt ophører, vælges der samtidig med en beslutning herom, 2 likvidatorer, som forestår betaling af foreningens gæld m.m.

Hvis der, når gæld og anden forpligtigelse er betalt, er nogen formue tilbage, overgår denne, efter den ordinære/ekstraordinære generalforsamlings ønske, til fordeling blandt medlemmerne eller til velgørende formål.


Godkendt af Frederikssund Kommune

 

P.B.V