Bestyrelsesmøde januar 2018

Referat fra Bestyrelsesmøde søndag den 7. januar 2018 

 

Mødet var afrunding af året 2017 og indledning til generalforsamling 2018. Mødet holdes så tidligt i januar, da Hanne er bortrejst til lige før GF.

Referent og ordstyrer vælges: Hanne

Aftale om næste møde 29.1 eller 4.2:  Søndag den 4.2. kl. 13 blev valgt. 

Status haver:  Jesper orienterede.

  • Der er pt 7 personer på ekstern venteliste, der revideres efter opkrævning af gebyr for 2018.
  • Der er problemer med nogle af havelejerne: nogen bor her fast om vinteren og nogen haver roder meget. Bestyrelsen ved formanden vil følge op på dette med direkte skrivelse til de pågældende haver inden generalforsamlingen
  • På Generalforsamlingen vil bestyrelsen følge kraftigt op på dette.

 

Status regnskab: 

Ole udarbejder et udkast til regnskab, som skal være klar til underskrift af bestyrelsen på mødet den 4. februar.

  • Elopgørelser laves i april, så lejerne kan få opkrævninger, så betalingen altid bliver forud på baggrund af forbruget.  Lejerne kontaktes kun, når der skal opkræves penge. Der sendes altså ikke oversigt til alle over forbruget, hvis det ikke udløser ny indbetaling.
  • Elopgørelse for have 13 kom ved en fejl ikke med i den årlige udsendelse af opkrævninger. Derfor er der udarbejdet en el-opgørelse medio november og den er fysisk afleveret til have 13.
  • E-Boks, NemID, bank: Banken (Den Danske Bank) har væres svære at samabejde med omkring  overdragelserne i forbindelse med den nye bestyrelse/formand og kasserer. Jesper og Ole går i banken i uge 2, så det kan komme på plads snarest.

 

Punkter og ændringsforslag til Generalforsamling

Bestyrelsen arbejder frem til næste møde med formulering og konkretisering af følgende punkter, hvor bestyrelsen på mødet i februar, afklarer disse punkter og hvordan de fremlægges som forslag til generalforsamlingen:

  • Sikre mere elektronisk administration, for at mindske tidsforbrug
  • Køb/salg opstramning så regler ikke bliver omgået ift. ventelisten
  • Vinterovernatning skal undgås

 

Bestyrelsen vil også på mødet i februar vende kørsel i kolonihaven og at der er kommet flere børn til.

 

Dagsorden til næste møde og opgaver til næste møde:

  • Jesper: bank, ½ havemand efterlyses
  • Iben: Kisser (kattemor)
  • Janni:
  • Hanne: samle op fra i dag
  • Ole: regnskab og bank med Jesper

 

Status, bestyrelse:

    • Jesper: stiller op som formand
    • Iben: genopstiller ikke
    • Janni: er ikke på valg
    • Hanne: genopstiller ikke
    • Ole: er ikke på valg

 

Eventuelt

    • Tonnys forslag om at sætte skemaer om elforbrug på hjemmesiden: Det er vi ikke enige i, så vi fortsætter som vanligt med at sætte det op i udhængsskabet ved Fælleshuset

 

 

Referat: Hanne Jensen og den øvrige bestyrelse

Renskrevet 2. februar 2018